Rechnungsstellung für Freiberufler: Diese Punkte müssen im Blick behalten werden
Die Rechnungsstellung ist für den Freiberufler eine Kernaufgabe, denn durch sie erwirbt er seine Honorare, die er für seinen Lebensunterhalt benötigt. Doch nicht nur deshalb ist die Rechnungsstellung wichtig. Das Finanzamt verlangt diese ebenfalls, um die Steuerschuld zu berechnen. Aus diesem Grund ist eine ordnungsgemäße Fakturierung absolut unverzichtbar. Im Detail kann man dies beispielsweise auf die-fakturierung.de nachlesen. Bei der Rechnungslegung gilt es allerdings, auf einige Punkte besonders zu achten.
Rechnung trotz Umsatzsteuerbefreiung?
Einige Leistungen sind von der Umsatzsteuer befreit. Der Gesetzgeber verlangt in diesem Fall nicht, dass eine schriftliche Rechnung erstellt und versendet wird, weil diese für ihn nicht von Interesse ist. Rein aus praktischen Gründen sollte man aber auch in diesen Fällen eine schriftliche Rechnung legen, um die Buchhaltung zu entlasten. Stellt ein Freiberufler sowohl Rechnungen aus, die von der Umsatzsteuer befreit sind als auch Dokumente für Leistungen, die unter die Umsatzsteuerpflicht fallen, empfiehlt es sich, eine gesonderte Rechnungsnummer zu wählen, um die Rechnungsarten schnell sauber voneinander trennen zu können. (mehr dazu)
Die wichtigsten Rechnungsinhalte
Neben der Umsatzsteuer, die gesondert neben dem Netto-Rechnungsbetrag zentral auszuweisen ist, gehören noch einige andere Elemente zwingend auf das Dokument: Die Kopfzeile besteht aus dem Namen des Rechnungslegers, dessen Adresse sowie dessen Steuernummer. Rechts daneben ist das Datum der Rechnungsstellung zu lesen. Direkt unter den Daten des Rechnungsstellers befinden sich die des Rechnungsempfängers. Hier ist die Steuernummer nicht notwendig. Zentral auf der Rechnung sind Rechnungsnummer, Leistung inklusive Leistungsbeschreibung sowie der Netto-Betrag, die Umsatzsteuer (bzw. der Vermerk der Umsatzsteuerbefreiung) und der endgültige Rechnungsbetrag zu lesen. In einer letzten Zeile vor der Unterschrift wird zudem zumeist darum gebeten, die Rechnung bis zu einem bestimmten Termin (maximal zwei Wochen in der Zukunft) zu begleichen. Eine Rechnung bedarf einer Unterschrift. Wird sie elektronisch versandt, muss deshalb eine digitale Unterschrift zu lesen sein. Die “Form” der Rechnung kann relativ frei gestaltet werden, solange alle wesentliche Inhalte einfach zu finden sind.
Bis wann muss eine Rechnung gestellt werden?
Gängig werden Rechnungen zumeist direkt nach der erbrachten Leistung ausgestellt oder schon währenddessen. Oft vergeht bis zu diesem Zeitpunkt aber auch einiges an Zeit. Dabei sollte man jedoch wissen, dass der Gesetzgeber diesbezüglich keinen grenzenlosen Spielraum einräumt. Die Rechnung muss zwingend bis spätestens sechs Monate nach dem letzten Tag der Leistungserbringung gelegt und dem Empfänger zugestellt werden. Wer eine Rechnung auf dem Postweg verschickt, sollte dies deshalb als Einschreiben tun. Nach der allgemeinen Verkehrsanschauung gilt eine Rechnung innerhalb von zwei Tagen als durch die Post zugestellt.